Chatwork로 방문객 알림 받는 방법 [iPad 체크인 앱 설정 가이드]

Chatwork 사용자가 리셉션에서 겪는 문제

많은 중소기업이 사내 커뮤니케이션의 중심으로 Chatwork를 활용하면서도, 방문객 응대만큼은 내선 전화나 구두 전달에 의존하는 경우가 많습니다. 그 결과 다음과 같은 문제가 발생합니다.

• 특정 사람에게 부담 집중: 안내 담당자가 없으면 아무도 대응하지 못하고, 결국 항상 같은 사람이 뛰어나가게 됩니다
• 본래 업무가 중단됨: 방문객이 올 때마다 작업을 멈추고 리셉션까지 왕복하는 비용이 쌓입니다
• 알림 누락: 구두 메시지나 메모 전달은 담당자가 자리를 비웠을 때 작동하지 않습니다
• Chatwork와 별도 시스템의 이중 관리: 리셉션 시스템을 도입해도 Chatwork로 알림이 오지 않으면 결국 별도 메시지가 필요합니다

이 모든 문제를 한꺼번에 해결하는 것이 iPad 체크인 앱과 Chatwork 연동입니다.

해결책: iPad 체크인 앱 + Chatwork 연동

iPad 체크인 앱을 도입하면, 방문객이 iPad 화면에서 담당자를 선택하는 순간 지정된 Chatwork 그룹에 자동 알림이 전송됩니다. 누군가가 리셉션에 상주할 필요 없이, 담당자는 자기 자리에서 Chatwork 알림을 확인하고 리셉션으로 이동하면 됩니다.

iPad 체크인 앱의 작동 원리

1. 방문객이 iPad에서 조작: 리셉션에 설치된 iPad에서 담당자 이름이나 방문 목적 버튼을 탭합니다
2. Chatwork로 자동 알림: 방문객 이름·방문 대상·시각이 포함된 알림이 지정 그룹 채팅으로 즉시 전송됩니다
3. 담당자가 응대: Chatwork 알림을 받은 담당자가 리셉션으로 향합니다

이 간단한 흐름으로 안내 당번 부담이 사라집니다. 자세한 설정 옵션은 Chatwork 연동 전용 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

Chatwork 연동 설정 방법 (최단 10분)

설정은 앱 안에서 모두 완료됩니다. Webhook URL 발급이나 API 지식은 필요하지 않습니다.

1. 앱 설치

iPad 또는 Android 태블릿에 Reception With App을 설치합니다. App Store는 월 ¥980(세금 포함), Google Play는 월 ¥960(세금 포함)이며, 설치 후 31일간 무료로 이용할 수 있습니다.

2. 편집 모드 열기

앱 실행 후 화면 상단에 표시되는 "편집"을 탭하여 설정 모드로 진입합니다.

3. 전송 대상에 Chatwork 추가

"전송 대상 추가" → "+ 추가" → "Chatwork" 순서로 탭하면 브라우저가 실행되며 Chatwork 로그인 화면이 표시됩니다. 사용 중인 Chatwork 계정으로 로그인한 후 "허용"을 탭하여 연동을 승인합니다.

4. 알림 대상 그룹 채팅 선택

앱으로 돌아오면 Chatwork 그룹 채팅 목록에서 알림 대상을 선택할 수 있습니다. 그룹을 체크하고 멘션 대상을 지정한 후 "저장"을 탭하면 설정 완료입니다.

5. 체크인 버튼 설정 및 태블릿 설치

담당자 이름, 부서명 등의 버튼을 만들고 태블릿을 리셉션에 설치하면 바로 운영을 시작할 수 있습니다. 앱을 키오스크 모드로 설정해 두면 방문객이 설정 화면을 조작할 수 없어 안전합니다.

연동으로 얻는 이점

1. 안내 당번이 필요 없어집니다

방문객이 올 때마다 Chatwork로 자동 알림이 전송되므로, 리셉션에 상시 배치할 필요가 없습니다. 모든 팀원이 본래 업무에 집중할 수 있고, 특정인에게 부담이 쏠리는 문제도 해소됩니다.

2. 기존 Chatwork 운영 방식을 그대로 활용

새로운 툴을 별도로 익힐 필요가 없습니다. 이미 사용 중인 Chatwork 그룹 채팅으로 방문객 알림이 전송되므로 팀 전체 도입이 원활합니다. 여러 그룹 채팅에 동시 알림을 보내도록 설정할 수도 있습니다.

3. 저비용 도입

App Store 월 ¥980(세금 포함), Google Play 월 ¥960(세금 포함). 초기 비용 0원, 계약 기간 구속 없음, 30일 무료 체험 제공. 전담 안내 직원 배치 비용과 비교하면 압도적으로 저렴하게 방문객 응대를 자동화할 수 있습니다. 다른 서비스와의 요금 비교는 체크인 앱 비교 글을 참고하세요.

4. 방문 이력이 자동으로 기록됩니다

방문객 정보는 모두 태블릿 기기 내에 저장됩니다. 클라우드나 외부 서버로 전송되지 않으므로, 정보 유출 위험을 최소화하면서 방문 기록을 관리할 수 있습니다.

5. Slack·Teams로 유연하게 전환 가능

Chatwork 외에 Slack 및 Microsoft Teams 연동도 지원합니다. 채팅 툴을 변경하거나 여러 툴을 병용하는 경우에도 유연하게 대응할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Chatwork 무료 플랜으로도 사용할 수 있나요?

네. Chatwork 무료 플랜에서도 API 연동을 통한 알림 수신이 가능합니다. Reception With App과 연동하는 데 Chatwork 유료 계약은 필요하지 않습니다.

여러 그룹 채팅에 동시에 알림을 보낼 수 있나요?

네. 알림 대상으로 여러 그룹 채팅을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 '총무부 채팅'과 '담당자 개인 채팅' 양쪽에 동시에 알림을 보내는 방식도 가능합니다.

담당자마다 알림 대상을 다르게 설정할 수 있나요?

체크인 버튼마다 알림 대상 그룹 채팅을 다르게 설정할 수 있습니다. 예를 들어 '영업부 버튼 → 영업 그룹 알림', '총무부 버튼 → 총무 그룹 알림'처럼 방문 목적에 따른 분류가 가능합니다.

iPad가 없어도 Android 태블릿으로 사용할 수 있나요?

네. Android 태블릿도 지원합니다. 자세한 내용은 Android 태블릿 체크인 설정 페이지를 참고하세요.

Slack 연동 방법이 궁금하다면?

Slack으로 방문객 알림을 자동화하는 방법 글도 함께 참고하세요.

30일 무료 체험 시작 방법

Reception With App은 30일 무료 체험을 제공합니다. 별도 등록이나 문의 없이 앱을 설치하기만 하면 Chatwork 연동을 바로 체험해 볼 수 있습니다.

Chatwork 연동의 상세 설정과 옵션에 대해서는 Chatwork 연동 전용 페이지도 함께 확인하세요.