介護施設・老人ホームの面会受付を効率化する方法｜職員が手を離せない時間も面会者をタブレットでフロアへ通知

介護施設・老人ホームの面会受付で起きがちなこと

介護施設の面会受付は、多くの場合、事務所の窓口やインターホン、受付台の面会簿で成り立っています。人がいる時間帯は回りますが、窓口が空く時間や紙の記録が増えるほど、面会者にも職員にも負担が重なります。よくある場面を3つ取り上げます。

事務所が無人になる時間帯に、面会者が玄関で待たされる

夕方や土日は事務職員が少なく、窓口に誰もいない時間ができやすくなります。インターホンや内線が鳴っても、近くの職員が介助の最中であれば、すぐには出られません。面会者は「押したけれど誰も来ない」と玄関で待つことになり、何度も鳴らしてよいのか迷ってしまいます。

面会者が担当フロアの職員を探して館内を歩き回る

窓口に人がいないと、面会者が自分で入居者さんのフロアまで上がり、職員を探すことがあります。ところが、食事や入浴、排せつの介助をしている職員は、声をかけられてもその場を離れられません。面会者も職員も、落ち着かない時間を過ごすことになります。

紙の面会簿は前の人の記入内容が見えてしまう

受付台に置いた紙の面会簿には、氏名、続柄、面会する入居者さんの名前が上から順に並びます。次に書く人の目には、前の人の記入内容がそのまま入ってしまいます。また「先月いつ来られたか」を確かめたいときは、ページをめくって探すしかありません。面会簿の電子化を考える施設が増えているのは、こうした見えやすさと探しにくさが理由のひとつです。

面会受付をタブレットにすると何が変わるか

老人ホームの面会の受付をタブレットに置き換えると、面会者が画面のボタンを押した時点で、担当の職員に通知が届きます。「アプリで受付（Reception With App）」は、iPadとAndroidタブレットのどちらでも使える受付アプリです。窓口に人がいなくても、来訪がチャットで職員に伝わる流れをつくれます。

「ご面会」「お荷物のお届け」「業者・納品」など、目的別ボタンで通知先を分ける

受付画面のボタンには、文字や画像を設定できます。ボタンはいくつでも置けて、数が多い場合はスクロールして選ぶ画面になります。たとえば「ご面会」「お荷物のお届け」「業者・納品」「見学・ご相談」と並べておけば、面会者は自分の用件を押すだけです。

訪問目的ごとに通知先を分けられるため、面会はフロアの職員へ、納品は事務所へ、見学・相談は相談員へ、というように届け先を変えられます。用件と関係のない職員には通知が届きません。

フロアやユニット単位のチャットに通知し、手の空いた職員が迎えに行く

通知先には、Slack・Chatwork・Teamsを使えます。たとえば「2階フロア」「3階ユニットA」のようにチャンネルやグループをフロア別に作り、面会のボタンをそれぞれに割り当てる方法があります。通知を見た職員のうち、手の空いた人が玄関へ迎えに行けばよいので、介助中の職員が無理に持ち場を離れる必要はありません。

なお、Teamsは有料のMicrosoft 365ユーザーのみ利用でき、SlackとChatworkは無料プランでも使えます。

応答メッセージで「職員が参ります」と案内する

ボタンを押したあとに表示する応答メッセージは、自由に設定できます。「ただいま職員が参ります。玄関でお待ちください」と出しておけば、面会者は待てばよいことが分かり、インターホンを何度も鳴らさずに済みます。受付画面の背景画像も変えられるので、施設のロゴを入れた画像にすると、初めて来た方にも施設の受付だと伝わりやすくなります。

面会の記録は端末内に残し、紙の面会簿を置かない

来訪の記録は端末内に保存され、クラウドへは送りません。記録は後から来訪者リストとして振り返れて、エクスポートや削除もアプリの中で行えます。受付台に紙の面会簿を置かなくてよくなるため、前の人の記入内容が見えてしまう心配がなくなり、面会簿の電子化をタブレット1台で始められます。

端末をなくしてしまったときは、iPadなら「探す」、Androidなら「デバイスを探す」の機能で、遠隔からデータを消去できます。

導入前に施設で決めておくことチェックリスト

アプリが受け持つのは、来訪を職員に知らせること、来訪の記録を端末に残すこと、案内メッセージを出すことです。面会をどう受け入れるかは、これまでどおり施設で決めて運用します。始める前に、次の項目を職員の皆さんで話し合っておきましょう。

• ☐ 受付画面のボタン：「面会」「荷物」「業者・納品」「見学・相談」など、玄関に来る人の用件に合わせて決める
• ☐ ボタンごとの通知先：フロア、ユニット、事務所、相談員のどこに届けるかを決め、チャンネルやグループを用意する
• ☐ 夜間や面会時間外の案内文：応答メッセージで何を伝えるか（連絡先や、改めて来ていただく時間帯など）を決める
• ☐ 面会のルール：面会時間、事前連絡が必要かどうか、館内での注意事項は、掲示と職員の対応で伝える。アプリだけで完結させない
• ☐ 端末の固定：受付以外の操作をされないよう、iPadはアクセスガイド、Androidは画面固定でアプリを固定する（設定の流れはiPadを受付専用端末にする方法で紹介しています）
• ☐ 記録の扱い：来訪の記録をいつエクスポートし、いつ削除するかを施設の方針として決めておく

導入は最短10分：はじめる手順

アカウントの登録は不要で、通知先の連携まで含めて最短10分ほどで始められます。

1. App Store または Google Play からアプリをダウンロードする（アカウント登録は不要）
2. 受付画面のボタンを設定し、文字や画像、応答メッセージを入れる
3. Slack・Chatwork・Teams（有料Microsoft 365ユーザーのみ）のどれかと連携する（ログインして許可するだけ）。アプリの「編集」→「送信先を追加」から各ツールにログインして許可し、通知を受け取るチャンネルを選ぶ
4. 玄関にタブレットを置き、アプリを固定して運用を始める

料金はApp Storeが税込月額980円、Google Playが税込月額960円で、初期費用は0円です。30日間は全機能を無料で試せて、クレジットカードの登録や問い合わせも要りません。31日目以降も使い続ける場合は、有料プランへの切り替えが必要です。最低契約期間はなく、月単位で解約できます。利用人数や拠点の数で料金が増えることもありません。

まとめ

介護施設の面会受付は、職員が介助で手を離せない時間ほど、面会者を待たせてしまいがちです。玄関にタブレットを1台置き、目的別のボタンからフロアやユニットのチャットへ通知すれば、手の空いた職員が迎えに行く流れをつくれます。来訪の記録は端末内に残るので、紙の面会簿も置かずに済みます。まずは30日間の無料期間で、施設の面会の流れに合うかを確かめてみてください。

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