受付システム・入退館管理システム・来客管理システムの違い｜自社に必要なのはどれ？目的別の選び方

受付システム・入退館管理システム・来客管理システムとは

3つとも「会社の入口で来訪者に対応する」ための仕組みですが、守備範囲が異なります。それぞれの基本的な考え方を見ていきましょう。

受付システム｜来客に気づき、担当者へ取り次ぐ仕組み

受付システムは、入口に置いたタブレットなどの画面で来訪者が用件や担当者を選ぶと、社内の担当者へ通知が届く仕組みです。受付に人がいなくても、誰かが来たことに社内が気づけるようになります。内線電話で担当者を探したり、席まで呼びに行ったりといった取次ぎ（来客を担当者へつなぐこと）の手間を減らせます。

主な目的は「来客を見落とさず、担当者へすぐにつなぐこと」です。

入退館管理システム｜入れる人を制限し、出入りを記録する仕組み

入退館管理システムは、ICカードや暗証番号などで本人を確かめ、許可された人だけが扉やゲートを通れるようにする仕組みです。一般的には、カードを読み取る機械、セキュリティゲート、電気錠（電気で開け閉めする鍵）などの設備と組み合わせて使い、誰がいつ出入りしたかを記録します。社員の出入りも含めて管理するのが特徴です。

主な目的は「入れる人を制限し、出入りの記録を残すこと」です。

来客管理システム｜来訪予定の登録から当日の受付・記録までをまとめる仕組み

来客管理システムは、来訪の予定を事前に登録し、来訪者へ案内（招待）を送り、当日の受付や来訪履歴の管理までをひとつにまとめる仕組みです。来訪者の情報を前もって把握しておけるため、来訪の予定が多い会社で受付の流れを整えやすくなります。

主な目的は「来訪の予定と履歴を一か所で管理すること」です。

3つの違いを一覧表で比較

入退館管理システム 違いを調べるときは、機能の多さよりも「何のために入れるのか」と「入口に何を置くのか」に注目すると整理しやすくなります。入退館管理は扉やゲートといった建物側の設備と組み合わせるため、工事が必要になることが一般的です。一方、受付システムは入口に端末を置くだけで始められるものが多く、来客管理システムはその中間で、事前登録などの運用づくりに手間がかかります。

※一般的な傾向を示したものです。実際の構成や費用は製品・建物によって異なります。

自社に必要なのはどれ？目的別の選び方

来客管理システム 選び方に迷ったら、製品を比べる前に「いま困っていること」を言葉にしてみてください。困りごとが決まれば、選ぶべき種類は自然に絞られます。

来客に気づけない・取次ぎが手間なら「受付システム」

「呼び鈴を鳴らされても誰も気づかなかった」「来客のたびに担当者を探して社内を歩き回っている」。このような悩みであれば、受付システムが合っています。来訪者自身が画面で用件を選び、担当者に直接通知が届くため、取次ぎのために席を立つ人がいなくなります。

入れる人を制限したい・セキュリティ基準があるなら「入退館管理システム」

取引先や業界の基準で入館者の制限や記録が求められている、機密エリアに関係者以外を入れたくない、という場合は入退館管理システムが必要です。受付システムは来客を知らせる仕組みで、扉を開け閉めして入館を制限するものではありません。大規模なビルや機密エリアを持つ会社では、入退館管理を検討するのが適切です。

来訪予定が多く、事前登録や履歴の一元管理が必要なら「来客管理システム」

毎日多くの来訪予定があり、複数の部署がそれぞれ来客を迎えている会社では、事前登録から履歴の管理までをまとめられる来客管理システムが役立ちます。来訪者に事前に案内を送り、当日の受付をスムーズにしたい場合にも向いています。

迷ったら「小さく始めて、必要になったら足す」

どれが必要か決めきれないときは、いちばん困っていることから小さく始めるのがおすすめです。たとえば「来客に気づけない」ことが一番の悩みなら、まずは受付システムで取次ぎを整え、入館の制限が必要になった段階で入退館管理を加える、という順番でも遅くありません。最初から大がかりな設備を入れるより、無駄な投資を避けやすくなります。

選ぶ前に確認したい5つのチェックポイント

種類の見当がついたら、次の5点を社内で確認しておくと、導入後の「思っていたのと違う」を防げます。

1. 1日の来客数と来客の種類：取引先、面接の方、配達の方など、誰がどのくらい来るのかを洗い出します。
2. 受付に人がいない時間帯：昼休みや外出の多い時間など、来客に気づきにくい時間がどれくらいあるかを確認します。
3. 通知を受けたい道具：社内で使っているチャットツールや、スマホ・PCなど、担当者がふだん見ている道具で通知を受け取れるかを確かめます。
4. 来訪者の情報をどこに保存するか：来訪の記録を端末内に置くのか、クラウド（インターネット上のサーバー）に置くのかで、個人情報の扱い方が変わります。
5. 工事や配線ができる建物か・費用をかけられる範囲：賃貸のオフィスでは扉やゲートの工事ができないこともあります。かけられる費用とあわせて確認しましょう。

「来客の取次ぎ」が目的ならタブレット1台から始められる

目的が「来客に気づいて担当者へつなぐこと」であれば、「アプリで受付（Reception With App）」のようにタブレット1台で始められる受付アプリが選択肢になります。iPadとAndroidタブレットで使え、初期費用は0円、料金は税込月額でApp Store 980円 / Google Play 960円です。30日間の無料トライアルで全機能を試せます。

来訪があるとSlack・Chatwork・Teamsに通知が届き、担当者はスマホ・PC・タブレットで受け取れます。Slack・Chatworkは無料プランでも使えますが、Teamsへの通知は有料のMicrosoft 365ユーザーのみ利用できます。来訪の記録は端末内に保存され、クラウドには送信されません。アクセスガイド（iPad）や画面固定（Android）を使えば、受付画面以外を操作されないようにできます。営業電話はなく、最短10分程度で使い始められます。

なお、受付アプリは入館を制限する仕組みではありません。入館の制限が必要な場合は、入退館管理システムを検討してください。費用の考え方は受付システムの費用相場、導入の流れは無人受付の導入ガイド、サービスごとの違いは受付アプリの比較記事で紹介しています。

まとめ

似た名前の3つの仕組みも、目的で分けると違いがはっきりします。

• 受付システム：来客に気づき、担当者へ取り次ぐための仕組み
• 入退館管理システム：入れる人を制限し、出入りを記録するための仕組み
• 来客管理システム：来訪予定の登録から当日の受付・履歴までをまとめる仕組み

まずは自社がいちばん困っていることを確かめ、必要なものから小さく始めて、足りなくなったら加えていくのが失敗しにくい選び方です。

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