受付システムの費用相場と安く導入する方法｜月額1,000円以下・初期費用0円で無人受付を始める

受付システムの料金相場はいくら？主な3つのタイプ別に比較

来客対応の方法は、大きく「人が対応する」「電話機で呼び出す」「クラウド型の受付システムを使う」の3つに分けられます。それぞれにかかる費用の目安を見ていきましょう。

受付スタッフを配置する場合の人件費

受付専任のスタッフを置く場合、正社員や派遣スタッフの人件費として、一般的に月20万〜30万円程度が目安になります。来客対応の質は高い一方で、休憩や休暇の間の代わりの人員、採用や教育の手間も必要です。来客が1日に数件程度の会社では、費用に見合わないケースが少なくありません。

内線電話・呼び出しベルなど電話機を使う受付の費用

受付に内線電話や呼び出しベルを置く方法は、機器代が数千円〜数万円程度と手軽です。ただし、来訪者が担当者の内線番号を探す必要があったり、電話を取った人が担当者を探して取り次いだりと、社内の手間は残ります。誰が来たのかの記録も残りにくい方法です。

クラウド型受付システムの初期費用と月額料金

タブレットなどを使うクラウド型の受付システムは、一般的に初期費用が0円〜数十万円、月額料金が数千円〜数万円程度と幅があります。来訪をチャットなどへ自動で通知できるため、取り次ぎの手間を大きく減らせるのが特長です。

※金額は一般的な目安です。地域や契約内容、サービスによって異なります。

受付システムの費用の内訳｜見落としがちな隠れコスト

受付システム 費用を比べるときは、月額料金だけを見ると判断を誤りやすくなります。導入から解約までにかかる費用を、項目ごとに確認しておきましょう。

初期費用・導入設定費・専用端末代

サービスによっては、契約時に初期費用や導入設定費がかかります。さらに専用の端末やスタンドの購入・レンタルが必要な場合、その分も上乗せされます。手持ちのタブレットが使えるかどうかで、最初にかかる金額は大きく変わります。

月額料金・ID数課金・オプション料金

月額料金は、基本料金に加えて利用するアカウント数や拠点数に応じて増える料金体系もあります。通知先の追加や画面のカスタマイズが別料金のオプションになっていることもあるため、自社で使いたい機能が基本料金に含まれているかを確かめておくと安心です。

最低契約期間と解約時の費用

見落としやすいのが契約期間です。1年以上の最低契約期間が決められている場合、途中で使わなくなっても期間満了まで料金がかかったり、解約金が発生したりすることがあります。月額が安く見えても、合計すると割高になるケースがあるので注意しましょう。

無人受付を安く導入するための4つのポイント

無人受付 安い方法を探すなら、機能の多さよりも「余計な費用がかからないか」に注目するのが近道です。次の4つのポイントを押さえると、費用を抑えて始められます。

手持ちのiPad・格安Androidタブレットを使う

専用端末が不要なサービスを選べば、社内で余っているiPadや、手ごろな価格のAndroidタブレットをそのまま受付端末にできます。端末代を新たに払わずに済むため、初期費用を大きく抑えられます。設定方法はAndroidタブレットで受付を始める方法や、iPadのアクセスガイドで受付専用端末にする方法で紹介しています。

社内で使っているチャット（Slack・Chatwork・Teams）に通知する

来訪の通知を普段使っているチャットツールで受け取れば、新しいツールの導入や社員への説明が要りません。内線電話の取り次ぎもなくなり、担当者のスマートフォンやPCに直接届きます。なおTeamsへの通知は、有料のMicrosoft 365ユーザーのみ利用できます。

契約期間の縛りがない月額制を選ぶ

最低契約期間がなく、いつでも解約できる月額制であれば、合わなかったときの負担が小さく済みます。来客の多い時期だけ使う、といった柔軟な使い方もしやすくなります。

無料トライアルで自社の運用に合うか確かめる

受付の流れは会社ごとに違います。無料トライアルで実際に来訪者に使ってもらい、通知が届くまでの流れや画面の分かりやすさを確かめてから本格的に使い始めると、導入後の「思っていたのと違う」を防げます。

初期費用0円・月額980円で始める「アプリで受付」の導入手順

「アプリで受付（Reception With App）」は、iPad・Androidタブレットを受付端末にする来客通知アプリです。料金は税込月額でApp Store 980円 / Google Play 960円。初期費用は0円で、最低契約期間はなく、いつでも解約できます。

アプリをインストールして通知先を設定する（最短10分）

会員登録や問い合わせは不要で、営業電話もありません。ストアからアプリをインストールしたら、アプリの「編集」→「送信先を追加」から各ツールにログインして許可し、通知を受け取るチャンネルを選びます。Slack・Chatwork・Teamsと連携する（ログインして許可するだけ）ので、難しい設定はなく、最短10分で受付を始められます。

ボタンや背景を自社用にカスタマイズする

受付画面のボタンの文字や画像、来訪者に表示する応答メッセージ、背景画像は自由に変更できます。会社のロゴを背景にしたり、「営業部」「面接の方」のように用件別のボタンを並べたりすれば、来訪者が迷わず操作できる受付になります。

来訪ログは端末内に保存されるので安心

来訪ログは受付用タブレットの端末内に保存され、クラウドや外部サーバーには送信されません。来訪者の情報を社外に預けずに済むため、個人情報の扱いが気になる会社でも導入しやすい仕組みです。

まとめ

受付システムの費用は、月額料金だけでなく「初期費用・月額料金・契約期間の縛り・端末代」の合計で判断することが大切です。手持ちのタブレットと普段使いのチャットを活用し、縛りのない月額制で小さく始めて試すのが、いちばん安上がりな方法といえます。まずは30日間の無料トライアルで、自社の受付に合うかを確かめてみてください。各サービスの機能や料金をまとめて比べたい方は、受付アプリの比較記事もあわせてご覧ください。

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