受付で担当者を直接呼び出す方法｜部署別の呼び出しボタン設計と通知の振り分け

代表内線・呼び鈴の受付で起きる「取り次ぎ」の問題

代表内線や呼び鈴は「誰かが来た」ことしか伝えられません。誰に何の用で来たのかは、応対した人がその場で聞き取り、あらためて担当者へ伝える必要があります。この二段階の手間が、日々の小さなロスになっています。

取り次いだ人の作業が毎回中断される

内線に出るのは、たいてい受付に近い席の人か、手が空いていそうに見える人です。本来の業務とは関係のない来客でも、用件を聞き、担当者の席を確認し、内線を回し直すまでの数分間は作業が止まります。1日に何度も続けば、特定の人に負担が偏り、集中が必要な仕事ほど進まなくなります。

担当者が不在のとき、来訪者を待たせてしまう

取り次いだ先の担当者が会議中や外出中だと、さらに別の人を探すことになります。その間、来訪者は入口で立ったまま待つことになり、「対応が遅い」という印象を与えかねません。取り次ぎ役が状況を把握できていないほど、待ち時間は長くなります。

担当者を直接呼び出せる受付の仕組み

取り次ぎをなくすには、来訪者自身に「誰に・何の用で来たか」を選んでもらい、その情報を担当者へ直接届ければよいのです。Reception With Appを使った受付 担当者 呼び出しは、次の流れで動きます。

1. 来訪者が受付タブレットの画面で、用件や部署のボタンを選んでタップする
2. そのボタンに設定しておいた部署・担当者のチャット（Slack・Chatwork・Microsoft Teams）へ通知が届く
3. 通知を受け取った担当者が、そのまま受付へ迎えに行く

間に人が入らないため、取り次ぎ役の作業が止まることはありません。来訪者への応答メッセージも画面に表示できるので、「担当者が参ります。少々お待ちください」と伝えておけば、待っている間の不安も和らぎます。受付に置くのはiPadかAndroidタブレット1台だけで、内線表を掲示したり受付用の電話機を用意したりする必要もなくなります。

呼び出しボタン設計の5つのコツ

仕組みが同じでも、受付 呼び出しボタンの並べ方ひとつで使いやすさは大きく変わります。初めて来た人が迷わず押せることを基準に、次の5点を押さえておきましょう。

1. ボタンは「用件」か「部署」のどちらかの軸で統一する

「営業部」「経理部」と部署名を並べるなら、すべて部署で揃えます。「面接」「配達」のような用件と部署が混ざると、来訪者はどちらを押すべきか迷います。社外の人が多い職場は用件軸、訪問先の部署を事前に伝えている来客が多い職場は部署軸が向いています。

2. ボタンの文言は来訪者の言葉で書く

「人事部」より「面接で来ました」、「総務・管理部門」より「配達・集荷」のほうが、来訪者には自分のことだとすぐにわかります。社内の組織名ではなく、来訪者が自分の用件を言うときの言葉を使うのがコツです。

3. ボタンは5〜7個までにする

ボタンの数に上限はなく、多い場合は画面が自動でスクロール表示に切り替わります。ただ、スクロールしないと見えないボタンは見落とされがちです。受付 呼び出しボタンは、ひと目で全体が見渡せる5〜7個程度に絞り、頻度の低い用件はまとめてしまいましょう。

4. 「その他・わからない」ボタンで代表窓口へつなぐ

どのボタンにも当てはまらない来訪者は必ずいます。「その他・わからない」ボタンを用意し、総務や代表窓口のチャンネルへ通知が届くようにしておけば、行き場のない来訪者を出さずに済みます。

5. 画像ボタンと応答メッセージで迷わせない

ボタンには文字だけでなく画像も設定できます。配達なら段ボール箱、面接なら書類のイラストのように、ひと目で意味が伝わる画像を使うと、日本語に不慣れな来訪者にもわかりやすくなります。押したあとの応答メッセージもボタンの用件に合わせて書いておくと、次に何をすればよいかが伝わります。

通知先を部署・担当者ごとに振り分ける方法

受付システム 部署別 通知の要は、ボタンごとに通知先を決めておくことです。設定は、アプリの「編集」→「送信先を追加」から各ツールにログインして許可し、通知を受け取るチャンネルを選ぶだけです。使っているツールに合わせて、次のように振り分けます。

• Slack：チャンネルとDMのどちらにも振り分けられます。「配達・集荷」は総務チャンネル、「面接で来ました」は採用担当者のDMのように、部署単位と個人単位を使い分けられます。（Slackで来客通知を受け取る設定方法）
• Chatwork：グループチャットごとに振り分けます。部署ごとのグループチャットを通知先にしておけば、部署内の誰かがすぐに気づけます。（Chatworkで来客通知を受け取る設定方法）
• Microsoft Teams：来客の種類ごとに通知先のチャネルを設定します。営業チーム、採用チームといったチャネル単位で分けるのが基本です。なお、Teams連携は有料のMicrosoft 365ユーザーのみ利用できます。（Teamsで来客通知を受け取る設定方法）

個人宛てと部署宛てで迷ったら、部署宛てを基本にするのがおすすめです。担当者が不在でも同じ部署のメンバーが代わりに対応でき、受付システム 部署別 通知の良さを活かせます。

業種別の呼び出しボタン設定例

ボタンと通知先の組み合わせは、業種によって考え方が変わります。代表的な4業種の例をまとめました。

オフィスは部署や用件が多いため「その他」の受け皿が欠かせません。クリニックや美容室のように少人数の現場では、ボタンを3つ程度に絞り、スタッフ全員が見るグループへまとめて通知するほうが対応が速くなります。

よくある質問

Q. ボタンはいくつまで作れますか？

ボタンの数に上限はありません。ボタンが多い場合は受付画面が自動でスクロール表示に切り替わります。ただし来訪者が迷わないよう、5〜7個程度に絞るのがおすすめです。

Q. 担当者が席を外しているときはどうなりますか？

通知はSlack・Chatwork・Microsoft Teamsのチャットに届くため、担当者は席を離れていてもスマートフォンで受け取れます。外出が多い部署は、部署のチャンネルやグループチャットに通知しておくと、近くにいるメンバーが代わりに対応できます。

Q. 来訪記録はどこに保存されますか？

来訪記録は受付に置いた端末の中に保存され、クラウドへは送信されません。あとから端末上で来訪者リストとして振り返れます。

まとめ

受付 担当者 呼び出しは、来訪者に用件や部署のボタンを選んでもらい、該当者のチャットへ直接通知するだけで、取り次ぎなしに回せるようになります。ボタンは軸を揃えて5〜7個に絞り、「その他」の受け皿も忘れずに用意しましょう。iPadやAndroidタブレットが1台あれば、30日間無料で今日から試せます。

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