無人受付でよくある困りごとQ&A｜来客に気づかない・通知が届かない・タブレットが使えない時の対処法

無人受付のデメリットは？起きやすい困りごとと原因

無人受付の困りごとは、一見ばらばらに見えても、原因をたどるとおおむね次の3つのどこかに行き着きます。

• 通知の受け手：通知は届いているのに、誰が対応するのかが決まっていない
• 来訪者の操作：タブレットに気づかない、どのボタンを押せばよいか分からない
• 端末の状態：ネットにつながっていない、別の画面が開いている

困りごとが起きたら、まず「3つのうちどれか」を考えると、対策を探す範囲がぐっと狭まります。以下では、よく寄せられる悩みをこの順に見ていきます。

来客に気づかない・待たせてしまう

「来客に気づかないまま数分たっていた」というのは、無人受付を始めたばかりの時期にとても多い悩みです。担当者の注意不足と考えがちですが、多くの場合は通知の届け方を見直すことで減らせます。

Q. 通知は届いているのに、誰も受付に行かない

A. 通知先が社員全員の見ているチャンネルになっていると、「誰かが行くだろう」とお互いに様子を見てしまいがちです。通知は届いていても、自分宛てだと感じられないのです。

対策は、用件ごとに担当者や担当チームへ通知を届けることです。「アプリで受付」では、来訪者がタブレットで受付するとSlack・Chatwork・Microsoft Teamsに自動で通知が届きます（Teamsは有料のMicrosoft 365ユーザーのみ）。Slackと連携する場合は、受付ボタンごとに通知先のチャンネルやDMを分けられるため、「配送」は総務のチャンネルへ、「面接」は採用担当者のDMへ、といった振り分けができます。ボタンの分け方は受付ボタンごとに担当者を呼び出す方法で詳しく紹介しています。

Q. 担当者が会議中・外出中のときはどうする？

A. 通知を一人だけに届けていると、その人が会議中や外出中のときに誰も気づけません。担当者に加えて、代わりに対応できる人も見ているチャンネルを通知先にしておくと安心です。

あわせて、受付したあとに来訪者へ表示する応答メッセージを「担当者をお呼びしています。少々お待ちください」のような文面にしておくと、来訪者は受付が伝わったと分かり、待つ間の不安が減ります。応答メッセージはアプリの設定で自由に変えられます。

通知が届かない・遅れる

Q. 受付したのに通知が来ない

A. 通知が来ないときは、次の順番で確かめると原因を見つけやすくなります。

1. タブレットのネット接続：Wi-Fiが切れていないか、受付端末の通信状態を確認します。
2. アプリでの通知先の設定：アプリの「編集」で、連携先（Slack・Chatwork・Teams）と通知を受け取るチャンネルが正しく選ばれているかを確認します。送信先は「送信先を追加」から各ツールにログインして許可し、チャンネルを選ぶだけで設定し直せます。
3. 受け取る側のチャットアプリの通知設定：チャンネルをミュートしていないか、スマートフォンの通知がオフになっていないかを確認します。

導入したときや、スタッフの入れ替え・席替えで担当が変わったときは、実際にタブレットで「テスト受付」をして、狙った人に通知が届くかを確かめておくことをおすすめします。Slackでの設定手順はSlackで来客通知を受け取る方法をご覧ください。

Q. チャットの通知が多すぎて埋もれる

A. 来客の通知が普段の会話と同じチャンネルに流れると、ほかのメッセージに埋もれて見落としやすくなります。来客通知専用のチャンネルを作り、受付ボタンごとに通知先を分けておくと、「このチャンネルに通知が来たら来客」とひと目で分かるようになります。

来訪者がボタンを押さない・迷う

Q. 来訪者が受付ボタンに気づかない／どれを押すか迷う

A. まずはタブレットの置き場所を見直しましょう。入口を入ってすぐ目に入る位置に置き、来訪者の目線の高さに合わせるだけでも、気づかれずに素通りされることは減ります。

次にボタンの書き方です。「総務部」「営業二課」のような社内の呼び方ではなく、「面接でお越しの方」「配送・集荷」など、来訪者が自分の用件だと分かる言葉にします。ボタンの数も、よくある用件に絞ったほうが迷いにくくなります。

「アプリで受付」のボタンは、文字だけでなく画像も設定できます。ボタン名・背景画像・通知先はアプリ内の設定で変えられるので、来訪者の反応を見ながら少しずつ直していくのがおすすめです。

受付タブレットのトラブル｜画面・端末の困りごと

Q. 来訪者が別のアプリを開いてしまう・設定を触られる

A. 受付タブレットは誰でも触れる場所にあるため、ホーム画面に戻されたり、ほかのアプリを開かれたりすることがあります。iPadなら、iOSの「アクセスガイド」を使うと受付アプリだけを表示させておけます。設定の手順はiPadのアクセスガイドで受付専用端末にする方法で紹介しています。

Q. タブレットを紛失した・盗まれたら来訪者の情報は？

A. 「アプリで受付」の来訪ログは端末内に保存され、クラウドや外部サーバーへは送信されません。万一タブレットを紛失したり盗まれたりした場合も、iPadの「探す」やAndroidの「デバイスを探す」によるリモートワイプで、端末内のデータを消去できます。いざというときに慌てないよう、導入時に「探す」が有効になっているかを確認しておきましょう。

まとめ

来客に気づかない、通知が届かない、画面が切り替わってしまう——無人受付の困りごとの多くは、通知先の決め方と端末の設定で減らせます。受付タブレットのトラブルが起きたら、「通知の受け手」「来訪者の操作」「端末の状態」のどこに原因があるかを切り分けてみてください。「アプリで受付」は30日間無料で全機能を試せます。テスト受付で自社の来客の流れを確かめてから、本格的に使い始めてはいかがでしょうか。

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