補習班與才藝班櫃檯效率化：上課中也不錯過家長與學生的來訪

補習班、才藝班的櫃檯為什麼特別難

補習班、才藝班的櫃檯，疊加了和其他行業不同的處境。老師上課時完全無法抽身，行政人員通常也是少數幾人，同時兼著電話應對與行政作業。再加上接送學生進出的家長、為了試聽或索取資料而來的潛在客戶、送教材的物流人員——各種訪客交錯出現。

特別是傍晚以後的時段，好幾個班同時進行，又要應付接送的家長，來客應對最容易集中在這個時候。愈是無法安排專職櫃檯人員的小型教室，這個負擔就愈大。

只靠內線或門鈴會遇到的問題

中斷課程去應對訪客，會打斷學生的專注

門鈴一響，老師就得離開教室去處理，這段期間課程中斷，學生的專注也被打斷。尤其一對一或小班教學，老師一個人身兼多職，為了應門而離席，往往直接影響課程品質。上課中的櫃檯應對要如何制度化，是左右教室營運品質的課題。

但也不能讓門鈴一直響、或乾脆不理。給家長或潛在客戶留下「應對草率」的印象，會影響信任關係。

少人力體制下無法安排專職櫃檯

許多補習班、才藝班連老師加行政加起來也只有數人。沒有餘力只為櫃檯安排人手，行政人員也是一邊接電話、一邊準備教材、一邊聯絡家長。

結果，櫃檯應對就變成「誰注意到誰處理」的屬人式運作。負責人一離開座位、或正在講電話，就會讓訪客乾等。

用 iPad 報到 App 讓補習班、才藝班的來客應對更有效率

Reception With App 是一款把 iPad、Android 平板當作報到終端的來客通知 App。訪客只要輕觸設置在櫃檯或教室入口的平板，通知就會即時送到負責人的手機或電腦聊天工具。

一台平板就能讓來訪報到無人化

櫃檯只要放一台平板，無論來的是學生、家長還是潛在客戶，都能當場發出通知。即使沒有專職櫃檯人員，也不需要有人站在平板前，訪客自己輕觸畫面就完成了。

Slack、Chatwork、Teams 通知，老師上課中也能立即掌握來訪

支援 Slack、Chatwork、Microsoft Teams，可直接沿用教室原本在用的工具。上課中的老師，只要在下課或課程空檔看一下手機，就能立即掌握「家長來訪了」「有想試聽的人來了」這類通知。

• 訪客觸碰平板畫面即刻發出通知
• 可選 Slack、Chatwork、Teams 其一，或同時傳送到多個工具
• 可設定多個按鈕，依「接送的家長」「體驗課報名」「教材配送」等目的分類
• 來訪記錄會自動保存在 App 內，方便事後查詢

用教室的 Logo 或說明文字自訂畫面，一看就懂

報到畫面的背景與按鈕都可自由自訂，放上教室 Logo、老師照片或說明文字，第一次來的家長或學生也能不猶豫地操作。把「請按這個按鈕呼叫我們」之類的說明直接顯示在畫面上，連口頭說明都省了。

最快 10 分鐘、免洽詢即可導入的優勢

Reception With App 是免註冊、免洽詢即可開始使用的報到 App。只要下載 App、連結 Slack、Chatwork、Teams 帳號，最快 10 分鐘即可開始運作。月費為 App Store 每月 NT$290、Google Play 每月 NT$320，並提供 30 天免費試用。

訪客的資訊保存在裝置本機，不會傳送到外部伺服器。萬一平板遺失也能遠端清除，因此需要處理學生與家長個資的教室也能安心導入。只要有現成的 iPad 或 Android 平板即可立即開始，不需要施工或牽線。

結語

補習班、才藝班存在一個結構性課題：老師和行政在上課時都無法抽身，來客應對容易慢半拍。導入 iPad 報到 App 後，訪客來訪的瞬間，通知便會送達負責人的手機，形成完整機制，不必中斷課程就能掌握家長、學生的來訪。

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