來客通知直接送到指定人員｜櫃檯無人也不漏接的訪客報到設定

為什麼櫃檯轉接總是卡關

很多中小企業、診所、補習班並沒有專職櫃檯，或只有一位行政人員兼顧所有雜務。這種「櫃檯無人報到」的狀態很常見，而轉接之所以卡關，通常出在下面兩個地方。

行政人員一直被打斷

上午有快遞送件，中午有外送到了，下午又有廠商來拜訪業務部、面試者來找人資。每來一位訪客，行政人員就得停下手邊的報帳、排班或回覆信件，問清楚對方要找誰，再想辦法聯絡。一天被打斷十幾次，原本的工作自然一直往後延。

要找的人不在位子上，訪客只能乾等

好不容易問到要找的人，打分機卻沒人接——對方可能在開會、在倉庫、或正在外面講電話。行政人員只好到處找，訪客則站在門口等。對面試者或重要客戶來說，這段空白時間就是第一印象。櫃檯無人報到的環境裡，問題往往不是「沒人接待」，而是「通知到不了對的人」。

來客通知如何直接送到指定人員

解決方法很單純：讓訪客自己選擇來訪目的或要找的部門，系統再把通知送到負責的人。以 Reception With App 為例，實際流程如下：

1. 在櫃檯或入口放一台 iPad 或 Android 平板，畫面上顯示「面試」「送貨／取件」「廠商拜訪」等按鈕。
2. 訪客點選符合自己來意的按鈕。
3. 通知立刻送到該按鈕對應的部門或人員的 Slack、Chatwork 或 Microsoft Teams（Teams 僅限付費的 Microsoft 365 使用者）。
4. 負責人在電腦或手機上看到通知，直接出來接待。

這樣一來，行政人員不必當中間人，訪客也不用重複說明來意。按下按鈕後，平板畫面會顯示事先設定好的訊息，例如「已通知負責人，請在旁邊稍坐」，讓訪客知道接下來該怎麼做。

設定也不需要 IT 背景。在 App 點選「編輯」→「新增傳送對象」，登入各聊天工具並授權，再選好要收通知的頻道就完成了，不需要另外申請或輸入任何網址。

「找人」按鈕的設計重點

來客通知能不能準確送到指定人員，關鍵在於按鈕怎麼設計。訪客通常只會在平板前停留幾秒鐘，看不懂就會亂按，或乾脆回頭問人。以下五點可以作為設計時的檢查清單。

按鈕依「來訪目的」或「部門」擇一分類，不要混在一起

如果畫面上同時有「業務部」「面試」「財務部」「送貨」，訪客會搞不清楚自己該選部門還是目的。例如來找業務部洽談的廠商，可能會猶豫要按「業務部」還是「廠商拜訪」。建議選定一種分類方式貫徹到底：訪客多半不知道公司內部組織的話，就用「來訪目的」；訪客大多是熟客、知道自己要找哪個單位的話，就用「部門」。

用訪客看得懂的說法

「採購課」「管理部」這類內部用語，對外人來說不一定有意義。按鈕文字最好直接寫出訪客的來意，例如「面試」「送貨／取件」「廠商拜訪」「家長接送」。外送員看到「送貨／取件」就知道要按哪裡，不需要先想「這家公司的收發是哪個部門負責」。

按鈕控制在 5–7 個

App 本身沒有限制按鈕數量，按鈕一多，畫面還會自動改為捲動顯示。但選項愈多，訪客愈要花時間找。實務上 5–7 個最容易一眼看完，如果列出來超過這個數量，可以考慮把較少用的類別合併。

一定要有「其他／不確定」按鈕，轉給總窗口

再怎麼設計，總會有不符合任何分類的訪客，例如來推銷的業務、走錯樓層的人、或只是想問路的鄰居。準備一個「其他／不確定」按鈕，把通知送到行政人員或總窗口，就不會有訪客因為找不到按鈕而卡在櫃檯前。

搭配圖片按鈕與歡迎訊息，減少訪客猶豫

按鈕除了文字，也可以換成圖片，例如用紙箱圖示代表送貨、用公事包代表廠商拜訪，或放上負責人的照片。背景圖片也能自訂，可以把公司 Logo 和「歡迎光臨，請點選您的來訪目的」這類引導文字直接做進背景裡。第一次來的訪客看到畫面，就知道要做什麼。

依部門分流通知的做法

按鈕設計好之後，接著決定每個按鈕的通知要送到哪裡。

Slack 可以依頻道或私訊分流。例如「面試」送到人資的頻道、「廠商拜訪」送到業務部的頻道；如果某個按鈕只對應一位負責人，也可以直接用私訊通知本人，避免在頻道裡被其他訊息淹沒。詳細設定步驟請參考〈用 Slack 接收訪客通知〉。

Microsoft Teams 則是把通知送到指定的頻道（僅限付費的 Microsoft 365 使用者）。公司內部已經用 Teams 分部門溝通的話，只要把各按鈕對應到各部門的頻道即可。設定方式請參考〈用 Teams 接收訪客通知〉。

Slack、Chatwork、Teams 可以同時使用，例如業務部用 Slack、工廠端用 Teams，依各單位習慣的工具分別設定即可。

各產業按鈕設定範例

以下整理不同場所常見的按鈕組合，可以直接拿來當起點，再依實際情況調整。

各場所的詳細做法，可以參考〈辦公室櫃檯無人化〉、〈診所的來客通知〉、〈補習班櫃檯效率化〉以及〈共享辦公室的櫃檯效率化〉。

挑選訪客管理系統時要注意的地方

比較訪客管理系統時，建議至少看以下三點：

• 費用：Reception With App 在 App Store 每月 NT$290、Google Play 每月 NT$320，無初始費用、無合約綁定，1 台平板就能開始。
• 導入速度：免註冊、免洽詢，也不會有業務來電。下載 App 就能開始 30 天免費試用，當天就能試著用看看。
• 個資保存位置：訪客紀錄只存在平板裡，不會上傳雲端，適合重視個資的診所、補習班等單位。

其他產品的比較，請參考〈接待 App 比較〉。

常見問題

Q：按鈕最多可以設幾個？

按鈕數量沒有上限，按鈕一多，畫面會自動改為捲動顯示。不過從訪客好不好選的角度來看，建議控制在 5–7 個。

Q：負責人不在座位上怎麼辦？

通知是送到 Slack、Chatwork、Microsoft Teams，只要負責人的手機裝了這些聊天 App，離開座位也一樣收得到。

Q：訪客資料存在哪裡？

訪客紀錄只存在櫃檯的平板裡，不會上傳到雲端。

結語

櫃檯轉接卡關，多半不是人手不夠，而是通知送不到對的人。只要在平板上設計好「找人」按鈕，把來客通知送到指定人員，行政人員不必再當中間人，訪客也不用在門口乾等。先下載 App，用 30 天免費試用實際排排看按鈕吧。

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