如何透過Slack自動化來訪通知

櫃台值班負擔集中的問題

許多職場採用「輪值制」來管理櫃台接待。然而,實際上常發生以下問題:

• 負擔集中在特定人員:「今天誰值班?」確認的過程中,最後總是同一個人應對
• 無法專注本職工作:因櫃台接待而中斷工作,生產力下降
• 產生不公平感:負擔不均導致職場不滿累積,增加離職風險
• 無力聘請專職人員:人事成本問題無法配置專職櫃台人員

要解決這些問題,可以運用iPad櫃台應用程式實現自動化。

解決方案:iPad櫃台應用程式與Slack整合

導入iPad櫃台應用程式後,訪客到訪時會直接發送通知至負責人員的Slack。無需專人駐守櫃台,所有人都能專注於本職工作。

iPad櫃台應用程式的運作方式

1. 訪客在iPad上登記:在櫃台設置的iPad上輸入受訪對象及姓名
2. 自動發送Slack通知:輸入內容即時發送至負責人員的Slack頻道
3. 負責人員應對:收到通知的人員前往櫃台迎接訪客

透過這個簡單流程,大幅減輕櫃台值班負擔。詳細設定方法請參考Slack整合專頁。

Slack整合的具體使用方式

以下說明iPad櫃台應用程式與Slack整合的具體步驟。

1. 安裝iPad櫃台應用程式

首先,在iPad上安裝Reception With App。可從App Store輕鬆下載,提供30天免費試用,零風險體驗。

2. 設定Slack Webhook

只需在應用程式內設定Slack的Webhook URL,訪客資訊就會自動發送至Slack頻道。無需技術知識,最快10分鐘即可完成設定。

3. 來訪時的通知內容

發送至Slack的通知包含以下資訊:

• 訪客姓名
• 受訪對象(負責人姓名或部門)
• 來訪目的
• 到訪時間

透過這些資訊,負責人員能立即掌握訪客身分及來訪原因,實現順暢應對。

iPad無人櫃台的優勢

結合iPad櫃台應用程式與Slack整合,可獲得以下優勢:

1. 解決櫃台值班負擔

訪客到訪時會直接發送Slack通知至負責人員,無需專人駐守櫃台。所有人都能平等地專注於本職工作。

2. 低成本導入

Reception With App在App Store月費980日圓(含稅),Google Play月費960日圓(含稅)。零初期費用,比聘請專職櫃台人員節省大量成本。

3. 自動記錄訪客歷史

iPad訪客管理應用程式會自動保存所有訪客記錄。有助於安全對策及合規要求。

4. 支援其他通訊工具

除了Slack,也支援與Chatwork及Microsoft Teams整合。可選擇職場使用的工具。

免費試用30天

Reception With App提供30天免費試用。只需登錄信用卡,即可立即體驗iPad櫃台自動化。

解決櫃台值班負擔,提升職場生產力。透過iPad櫃台應用程式與Slack整合,實現無人櫃台。