訪客登記簿電子化｜取代紙本簽到表，兼顧個資保護的訪客紀錄管理

紙本訪客登記簿常見的三個問題

推動訪客登記簿電子化之前，先看看放在櫃檯的紙本簽到本，平常到底卡在哪些地方。

後面的訪客看得到前面訪客的姓名與電話

簽到表一張列了十幾行，後來的人下筆前，很難不瞄到前面幾位的姓名、公司與電話。這正是最常被提到的紙本簽到表個資問題：對來訪者來說，自己的資料被陌生人看光，心裡難免不舒服。

字跡潦草、漏填，簽到簿還可能遺失

趕時間時字寫得快，事後連名字都認不出來；有人漏填事由，有人忘了簽。更麻煩的是，簽到簿本身就是一份放在櫃檯的個資，一旦被人帶走或不知去向，很難交代。

要找上個月的訪客紀錄得一頁頁翻

廠商回頭問「我上次幾號去的？」，或主管想確認某天誰來過，行政同仁就得翻出一疊簽到表，一頁一頁對日期。平常沒人整理，真正需要時才發現找不到。

訪客登記電子化的好處

誰在何時來訪，事後查得到

訪客在平板上輕觸報到，App 就會留下來訪紀錄。不必辨認手寫字跡，也不必翻找紙本，需要時打開 App 就能查看來訪清單，回頭核對「哪天有誰來過」變得輕鬆許多。

一次操作同時通知負責同事並留下紀錄

紙本簽到表只負責「寫下來」，還得另外打內線、找人出來接待。電子化之後，訪客輕觸畫面的同一個動作，既通知負責同事，也留下紀錄。同事人在別的樓層或開會中，手機一樣收得到，不必有人專門顧著櫃檯。

兼顧個資的訪客管理重點

很多人擔心的正是紙本簽到表個資外露的問題。以下是導入訪客登記系統時，可以拿來思考的三個方向；實際規範（含《個人資料保護法》）請依公司內規與主管機關要求為準。

不在畫面或紙面留下其他訪客的資料

紙本簽到表個資的最大風險，就是「同一張紙上寫著所有人」。不論是紙本還是電子，原則都一樣：訪客報到時，畫面上不應該看得到前一位訪客留下的內容。設計報到流程時，這是第一個要確認的地方。

確認資料存放位置（裝置內或雲端）

選擇訪客登記系統時，請弄清楚訪客紀錄存在哪裡，以及誰有權限看到。Reception With App 的訪客資訊儲存在裝置本機，不會上傳雲端或外部伺服器。另外，備份是否啟用依作業系統設定而定，導入時請一併確認。

預先規劃平板遺失或被竊時的處理方式

無論紙本或平板，遺失都是風險。事先講好「誰負責處理、怎麼處理」，出事時才不會慌。iPad 可以用「尋找我的 iPad」、Android 可以用「尋找我的裝置」進行遠端抹除；建議平板也設好螢幕鎖定，並放在不易被帶走的位置。

用 iPad／Android 報到 App 導入訪客登記系統的三個步驟

Reception With App 是把 iPad、Android 平板當作報到終端的來客通知 App，支援 iOS 與 Android。導入流程大致分成三步。

在門口放一台平板並設定按鈕

在櫃檯或入口放一台平板，設定訪客要按的按鈕。可以依「面試」「洽商」「廠商送貨」等目的設多個按鈕，並放上公司 Logo 與簡單說明，第一次來的訪客也能自己完成報到，不需要有人在旁邊指導。

連接 Slack、Microsoft Teams 或 Chatwork 通知

選擇公司原本就在用的聊天工具，依 App 內的說明完成連接，訪客一按按鈕，負責同事就會收到通知。支援 Slack、Chatwork，以及 Microsoft Teams（限付費 Microsoft 365 用戶）。

查看訪客紀錄

日後想確認來訪情形，在 App 內開啟訪客紀錄，就能查看來訪清單。這份紀錄只存在平板本機，不會另外傳到外部。

從紙本簽到表順利換成電子化

不必一夕之間全部換掉。建議先與紙本並行一到兩週：平板放在入口，簽到本先留在旁邊備用，讓同事和常來的訪客慢慢習慣，也趁這段時間調整按鈕的名稱與通知對象。

另外，請在公司內部先決定訪客紀錄要保存多久、由誰負責定期檢視與清理。保存期限沒有放諸四海皆準的答案，依公司的規定與實際需求決定即可，重點是事先講清楚，而不是等資料愈積愈多才處理。

最快 10 分鐘、免洽詢即可開始

Reception With App 是免註冊、免洽詢即可開始使用的報到 App。只要下載 App、設定好聊天工具的通知，最快 10 分鐘就能開始運作，公司現有的 iPad 或 Android 平板即可使用，不需要施工或牽線。

月費為 App Store 每月 NT$290、Google Play 每月 NT$320，無初始費用、無最低合約期間，並提供 30 天免費試用。先試用一個月，看看是否符合你們的櫃檯動線，再決定要不要正式換掉紙本簽到表。

結語

訪客登記簿電子化不只是把紙換成平板，更是解決紙本簽到表個資外露、字跡難辨、事後難查這三件事。先從一台平板、與紙本並行一到兩週開始，就能用很低的成本，把訪客紀錄管理得更安心。

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