會計師、律師事務所訪客登記怎麼做？用平板打造無人櫃檯，面談中也不漏接客戶
會計師正在會議室和客戶核對帳目，門口又來了一位要送發票和單據的顧問客戶，按了兩次門鈴卻沒人應門——這是很多小型事務所每天都在上演的場景。會計師事務所 訪客登記如果還靠紙本簿子和「誰聽到誰去開門」，忙起來就一定會有人被晾在門口。本文先整理事務所櫃檯常見的困擾，再談委託人隱私該怎麼從報到這一步開始保護，最後介紹如何用一台平板打造無人櫃檯，以及導入的步驟與費用。
事務所櫃檯常見的三個困擾
2〜15 人規模的會計師事務所、記帳士事務所、律師事務所或地政士事務所，多半沒有專職的櫃檯人員。做會計師事務所訪客登記時，最常卡住的是下面三件事。
面談、講電話時，沒辦法起身招呼客戶
會計師、律師的工作有一大半是面談和電話。正在跟客戶談節稅規劃、或和對造律師通電話時，很難說一句「不好意思，我去開個門」。中途離席不只打斷談話，也會讓眼前的客戶覺得自己不被重視。可是放著門口的訪客不管，對方等久了，留下的印象同樣不好。
報稅季客戶送件集中，行政人員忙不過來
每年五月的綜所稅申報季、營所稅申報期，加上每兩個月一次的營業稅申報前，客戶送單據、補資料的時間會集中在同幾天。行政人員一邊整理憑證、一邊接電話，門口還要不斷有人招呼，很容易顧此失彼。這時一套記帳士事務所 報到系統的價值就很明顯：客戶自己在平板上按下「送交單據」，負責的同仁收到通知再出來接件，不必有人一直守在門口。
來客量不多，請專職櫃檯人員不划算
平常一天可能只有幾組客戶來訪，為此請一位專職櫃檯，每月光人事成本就要好幾萬元，還要加上勞健保與休假代班。相較之下，報到 App 在 App Store 是每月 NT$290、Google Play 是每月 NT$320，用現有的平板就能開始。把櫃檯「迎接、通知」這段交給平板，同仁就能專心在專業工作上。
委託人的隱私，從訪客登記就要開始保護
紙本訪客簿讓下一位來訪者看見所有人的姓名
放在門口的紙本訪客簿，任何人簽名時都能順便看到前面寫了誰、幾點來、找哪位律師。對事務所來說，這其實是不小的風險。來諮詢訴訟、遺產分配或債務協商的委託人，往往不希望讓其他來訪者知道自己來過。打造律師事務所 無人櫃檯時，第一步就是讓訪客彼此看不到對方的紀錄。改用平板報到後，每位訪客只會看到報到按鈕，不會看到其他人的姓名與來訪時間。
訪客紀錄只存在平板裡，不上傳雲端
Reception With App 的訪客紀錄只保存在平板裡，App 本身不會把資料傳到雲端或外部伺服器。紀錄的匯出與刪除也都在 App 內完成，事務所可以依自己的規定定期清理。萬一平板遺失，可以用 iPad 的「尋找我的 iPad」或 Android 的「尋找我的裝置」遠端清除資料。
要提醒的是，到訪通知會經過 Slack、Chatwork 或 Teams 這類聊天工具。建議通知內容只放最少的資訊，例如「王小姐／送交單據」這樣的姓氏加來訪目的，案件內容就留到面談時再談。這樣做不等於保證符合所有法規，但能更容易保護委託人隱私，也降低個資外洩的風險。
用平板報到 App 打造事務所無人櫃檯
Reception With App 是一款把 iPad 或 Android 平板變成報到櫃檯的 App。客戶到了只要在平板上按一下，通知就會即時送到負責同仁的聊天工具。
依來訪目的設定按鈕，各自通知不同的負責人
報到畫面可以放好幾個按鈕，依事務所的業務來設計。例如：
- 「預約面談」：通知該案件的會計師或律師
- 「送交單據」：通知負責記帳、整理憑證的行政同仁
- 「其他事項」：通知事務所的共用頻道，由當下有空的人處理
每個按鈕都能指定不同的通知對象，送件的客戶就不會打擾到正在面談的會計師，預約面談的委託人也能直接通知到要見的人。
通知會傳到 Slack、Chatwork 或 Teams，外出時也能從手機收到
Reception With App 可以和 Slack、Chatwork、Microsoft Teams 連結，只要登入並允許存取即可，不需要另外架設系統。通知可以依頻道或私訊分流，例如送件通知丟到行政頻道、面談通知直接私訊給負責的會計師。會計師去客戶公司查帳、律師出庭時，也能從手機看到「客戶已到」的通知，再請辦公室同仁先招呼。Teams 需要使用付費版 Microsoft 365。
把事務所標誌和引導文字設為背景
報到畫面的按鈕文字、圖片和背景都可以自訂。放上事務所的標誌，再加上「請稍坐，我們馬上為您服務」之類的引導文字，第一次來的客戶也知道該怎麼做。用溫和的文字取代空無一人的櫃檯，比讓客戶站在門口張望更有專業感。
導入步驟與費用：最快 10 分鐘，月費 NT$290 起
不論是會計師事務所還是律師事務所無人櫃檯，導入都只需要四個步驟：
- 在事務所入口處放置一台平板
- 下載 App（免註冊、免洽詢）
- 設定按鈕和通知對象
- iPad 使用「引導使用模式」、Android 使用「螢幕固定」，防止訪客誤觸其他功能
費用方面，App Store 每月 NT$290、Google Play 每月 NT$320，不需開辦費，可以先免費試用 30 天，按月訂閱、隨時可取消。最快 10 分鐘就能開始使用。
防誤觸的設定方法可以參考用 iPad 引導使用模式打造櫃檯自助報到機；想先了解紙本簽到表改成電子化的做法，請看訪客登記簿電子化；通知對象怎麼分配，則可以參考訪客來了通知誰？來客通知指定人員設定。
常見問題
Q. 委託人的資料存放在哪裡？
A. 訪客紀錄存在平板裡，App 不會上傳到雲端。匯出與刪除都在 App 內完成，平板遺失時也能遠端清除。
Q. 一台平板可以通知不同的會計師或律師嗎？
A. 可以。每個按鈕都能設定不同的通知對象，例如依會計師或律師分別設定按鈕，或依來訪目的通知不同的負責人。
Q. 沒有預約、直接來訪的客戶也能報到嗎？
A. 可以。沒有預約的客戶可以按「其他事項」按鈕報到，通知會送到事務所指定的頻道或負責人。
結語
人手有限的事務所，最怕面談中、報稅季時漏接客戶，也最在意委託人的隱私。把會計師事務所訪客登記交給平板，客戶到訪就即時通知負責人，訪客紀錄只存在裝置內，不必再讓紙本訪客簿攤在門口。不需開辦費，最快 10 分鐘就能開始，不妨先用 30 天免費試用，看看事務所的櫃檯能輕鬆多少。
立即免費開始使用
App Store 每月 NT$290 / Google Play 每月 NT$320
免註冊、免洽詢・30 天免費試用
