長照機構、護理之家訪客探視登記怎麼做？用一台平板取代紙本登記簿，家屬到訪即時通知樓層照服員

長照機構訪客登記常見的三個困擾

長照機構訪客登記看起來只是「請家屬寫下名字」，實際上牽動的是櫃檯、樓層和家屬三方。人力本來就吃緊的機構，最常聽到的是下面三種狀況。

假日、傍晚行政人員不在，家屬只能在門口等

家屬多半是下班後或週末才有空來探視，偏偏這正是行政人員下班、櫃檯沒人的時段。入口沒有人接應，家屬不知道該找誰，只能按電鈴、打總機，或站在門口等有人經過。

對家屬來說，這段等待會讓人心裡不安：「是不是今天不能探視？」「媽媽那層樓的人知道我來了嗎？」對機構來說，也是一個容易被抱怨、卻很難靠加班解決的缺口。

家屬自己上樓找照服員，打斷照護工作

等不到人，有些家屬會直接搭電梯上樓，在護理站前找人。照服員可能正在協助住民用餐、翻身或如廁，手上的事情放不下，電話響了也很難馬上接。

結果是照服員被臨時打斷，家屬也覺得被冷落。送物品、廠商送貨的人如果也走同一條路，樓層的動線就更亂了。

紙本探視登記表，後面的人看得到前面的姓名與住民資料

放在入口的紙本登記簿，一頁往往寫著好幾組來訪者的姓名、電話，以及探視的住民姓名與房號。後面來的人只要低頭簽名，就能看到前面所有人的資料。

寫滿的登記簿還要找地方收、決定放多久、什麼時候銷毀，這些工作通常也落在行政人員身上。

改用平板報到後，探視流程會怎麼變？

把護理之家探視登記從紙本換成平板，做法很簡單：在入口放一台 iPad 或 Android 平板，安裝 Reception With App。家屬到訪時按下畫面上的按鈕，通知就會送到負責的工作人員。App 只負責三件事：通知工作人員、顯示給訪客看的訊息、在裝置裡保存來訪紀錄。探視時段、人數等規定，仍由各機構自行訂定。

「探視家人」「送物品」「廠商送貨」「參觀諮詢」分開設按鈕

報到畫面上的按鈕可以用文字，也可以用圖片製作，數量沒有限制，按鈕多到一頁放不下時，畫面會自動切換成可以捲動。機構可以依來訪目的分開設定，例如：

• 「探視家人（2 樓）」「探視家人（3 樓）」：依住民所在樓層分開
• 「送物品」：家屬只是送衣物、日用品，不一定要上樓
• 「廠商送貨」：通知負責收貨的單位
• 「參觀諮詢」：想了解入住的家庭，通知行政或社工

每個按鈕可以分別通知不同的對象。家屬不用知道該找誰，只要選自己的來訪目的就好。

通知直接送到各樓層、各單位的 Slack、Chatwork 或 Teams 群組

通知可以送到 Slack、Chatwork 或 Microsoft Teams。設定方式是在 App 的編輯畫面新增傳送對象，登入各工具並授權，再選擇要接收通知的頻道或群組就完成了。

例如 2 樓的探視通知送到 2 樓照服員的群組，「參觀諮詢」送到行政室的群組。照服員在照護空檔看一眼訊息，就知道誰來了、要找哪一位住民。要注意的是，Teams 連動只限使用付費 Microsoft 365 的帳號，免費版 Teams 無法使用；Slack 與 Chatwork 的免費方案都可以使用。

用自訂訊息告訴家屬「工作人員馬上過來」

家屬按下按鈕後，畫面會顯示機構自己設定的回覆訊息，例如「已通知樓層的工作人員，請在入口稍候」。光是有這一句，家屬就不會懷疑到底有沒有人知道自己來了。

報到畫面的背景也可以換成圖片，放上機構的 Logo 或熟悉的照片，讓第一次來的家屬也能一眼看出「這裡是報到的地方」。

紀錄只存在平板裡，不再擺紙本登記簿

來訪資料預設保存在裝置本機，App 本身不會上傳到雲端（若有啟用作業系統層級的備份，則依該設定而定）。入口不再攤著一本寫滿姓名的簿子，後來的家屬也看不到前面的人。

需要回頭確認時，可以在 App 內查看來訪清單，也能匯出或刪除紀錄。萬一平板遺失，可以用 iPad 的「尋找」等遠端清除功能保護資料。

上線前，機構要先決定的事

安養中心訪客管理改用平板，工具本身設定很快，花時間的反而是機構內部的分工。上線前，建議先和護理長、樓層組長、行政一起確認下面幾點：

• 要放哪些按鈕：探視、送物品、廠商送貨、參觀諮詢之外，是否還有其他常見的來訪目的
• 每個按鈕要通知誰：哪個樓層、單位或行政室的群組，假日與夜間由誰負責看訊息
• 非探視時段要顯示的訊息：回覆訊息與畫面背景要寫什麼，例如提醒家屬探視時間以機構公告為準
• 探視規定仍以公告與工作人員說明為主：平板只負責通知與顯示訊息，不能取代機構的探視規定與現場說明
• 鎖住平板，只能使用報到 App：iPad 可用「引導使用模式」，Android 可用「螢幕固定」，避免訪客誤觸其他功能。設定方式可參考用 iPad 引導使用模式打造櫃檯自助報到機
• 紀錄多久匯出、刪除一次：依機構自己的規定決定保存期間與負責人

這些事情決定好之後，平板的設定通常一次就能完成。

最快 10 分鐘開始：導入步驟

不需要註冊帳號，也不需要和業務洽談。含通知連動在內，最快約 10 分鐘就能開始使用。

1. 從 App Store 或 Google Play 下載 Reception With App（不需註冊）
2. 設定按鈕：輸入「探視家人」「送物品」等文字，或換成圖片
3. 與 Slack、Chatwork 或 Teams 連動：登入並授權後，選擇各按鈕要通知的頻道或群組
4. 把平板放在機構入口，開啟引導使用模式或螢幕固定

前 30 天可以免費試用，之後 iOS 每月 NT$290、Android 每月 NT$320，初始費用 NT$0。先在一個樓層試用，確認通知的分工順不順，再決定是否全面使用也可以。

結語

探視是家屬和住民相處的重要時間，入口的等待不該成為第一個印象。安養中心訪客管理改用平板報到後，家屬按下按鈕，通知就送到負責樓層的群組；紙本登記簿也換成只存在裝置內的紀錄。照服員不必被電話追著跑，行政人員不在時也有人知道誰來了。不妨先用 30 天免費試用，在自己的機構試試看。

現在就免費開始

App Store 每月 NT$290、Google Play 每月 NT$320
初始費用 NT$0、免註冊、30 天免費試用