訪客登記簿也是個資！公司櫃台蒐集姓名、電話前要知道的個資法重點｜告知事項、保存與刪除
訪客在櫃台寫下的姓名、電話、公司名稱，都是個人資料。所以訪客登記也要遵守個資法，不能只當成一本普通的簽到簿。本文依台灣《個人資料保護法》（以下簡稱個資法）的條文，回答櫃台最常遇到的問題：哪些內容算個資、可以問哪些欄位、要告知訪客什麼、資料要留多久，以及怎麼避免登記簿外洩。
※本文只整理個資法的基本概念，不是法律意見。個別情況請洽詢律師或主管機關。條文內容以全國法規資料庫為準。
訪客登記簿上的哪些內容算「個人資料」？
談訪客登記 個資法的問題，第一步是確認登記簿上寫的東西是不是「個人資料」。答案通常是：是。
個資法第2條的定義
個資法第2條把個人資料定義為自然人的姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、職業、聯絡方式等，以及「其他得以直接或間接方式識別該個人之資料」。
對照櫃台常見的欄位：
- 姓名、手機號碼：條文直接列出的「姓名」「聯絡方式」
- 公司名稱、職稱：屬於「職業」相關的資料
- 來訪時間、拜訪對象：單看不一定能認出是誰，但和姓名寫在同一列，就能間接識別訪客本人
也就是說，訪客紀錄裡的每一列，幾乎都是個人資料。
紙本登記簿與平板紀錄都可能是「個人資料檔案」
同一條也定義了「個人資料檔案」：依系統建立，而能用自動化機器或其他非自動化方式檢索、整理的個人資料集合。
重點在「或其他非自動化方式」。依日期排好、可以翻查的紙本登記簿，和存在平板裡的電子紀錄一樣，都可能落在這個定義裡。不能因為是紙本就覺得和個資法無關。
蒐集前先想清楚「特定目的」
依個資法第19條，非公務機關（一般公司、診所、店家都屬於這一類）蒐集或處理個資，應有特定目的，並符合條文列出的情形之一，例如：
- 法律明文規定
- 與當事人有契約或類似契約的關係，且已採取適當的安全措施
- 經當事人同意
條文還列有其他情形，各公司適用哪一款要看實際狀況，本文不代為判斷。
另外，個資法第5條要求蒐集、處理或利用個資時，不得逾越特定目的的必要範圍，並應與蒐集目的有正當合理的關聯。換句話說，先講清楚「為什麼要登記」，再決定「要登記哪些欄位」。和目的無關的欄位，原則上就不該出現在登記簿上——欄位越少越好。
櫃台常見欄位怎麼取捨
以下只是舉例，不是法條規定。請依自家的登記目的調整。
| 分類 | 欄位例 | 想一想 |
|---|---|---|
| 通常需要 | 姓名、公司名稱、拜訪對象、來訪時間 | 接待與確認來訪的基本資訊 |
| 要再想想 | 身分證字號、住址、健康狀況 | 這些和「接待訪客」的目的有沒有正當合理的關聯？不問也能完成接待嗎？ |
手機號碼也值得想一下：如果只是為了接待，或許不需要；如果要在訪客遲到時聯絡對方，就有理由留下。關鍵是能不能說清楚用途。
第8條規定要告知訪客的事項
個資法第8條規定，依第19條向當事人蒐集個資時，應明確告知下列事項。這就是訪客簽到 告知事項的依據：
- 蒐集者的名稱（公司或機關名稱）
- 蒐集的目的
- 個人資料的類別
- 個人資料利用的期間、地區、對象及方式
- 當事人依個資法第3條可以行使的權利及方式
- 當事人可以自由選擇是否提供時，不提供對其權益的影響
同條第2項也列出可以免告知的情形，例如依法律規定得免告知、當事人明知應告知的內容等。是否適用要看個別狀況，建議不要自行假設可以省略，有疑問時請洽詢律師或主管機關。
實務做法：在登記簿上方或平板旁放「個資告知聲明」
訪客登記的時間通常只有幾十秒，與其口頭說明，不如把告知內容直接貼在登記簿上方，或放在平板旁邊。訪客一抬頭就看得到，櫃台也不必每次重複說明。
以下是訪客簽到 告知事項的範例，請依公司實際狀況修改：
【範例】○○股份有限公司為辦理訪客接待及來訪聯繫之目的，蒐集您的姓名、公司名稱、聯絡電話、拜訪對象及來訪時間。資料僅由本公司於台灣地區內部使用，保存○個月後刪除。您可依個資法第3條向本公司行使權利，窗口：○○（電話○○）。若不提供，本公司可能無法為您辦理來訪登記。
範例中的目的、欄位、保存期間與窗口，都要換成公司實際的做法。寫了「保存3個月」卻放了一年，聲明就失去意義。
訪客資料要留多久？特定目的消失就要刪除
個資法第11條第3項規定，個資蒐集的特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人的請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。同項也有但書：因執行職務或業務所必須，或經當事人書面同意者，不在此限。
要注意的是，個資法並沒有寫「訪客紀錄要保存幾天或幾個月」。也就是說，保存期間要由公司自己決定，並且說得出理由。建議這樣做：
- 訂出保存期間並寫進內規：例如「訪客紀錄保存○個月」，和告知聲明上的期間一致
- 紙本：用碎紙機銷毀：到期的頁面撕下後碎掉，不要直接丟進回收箱
- 電子資料：定期刪除：每月固定一天刪除超過期間的紀錄，避免「一直存著」
- 指定負責人：誰負責銷毀、誰確認，寫進交接事項
訪客紀錄裡的個人資料留得越久，外洩時影響的人就越多。保存期間不必拉長，夠用就好。
櫃台常見的個資外洩風險與對策
櫃台的外洩，多半不是駭客攻擊，而是日常的小疏忽：
- 下一位訪客看得到前面的紀錄：登記簿攤開放著，前面十幾位訪客的姓名、電話一覽無遺
- 下班後登記簿留在櫃台：清潔人員、其他樓層的人都可能經過
- 任何人都能拍照或翻閱：拿起手機一拍，整頁資料就帶走了
對應的做法並不難：
- 遮住已填寫的欄位：用遮蔽板或一次一張的登記單，讓訪客只看到自己要寫的那一列
- 下班後上鎖保管：登記簿收進可上鎖的抽屜或櫃子；平板設定螢幕鎖
- 限定可查看的人員：決定誰可以翻閱或查詢紀錄，其他人不經手
- 向櫃台同仁說明規則：代班或新進人員也要知道上面幾點，規則才不會只停留在紙上
紙本登記簿 vs 平板簽到
兩種方式各有特點，以下只是一般性的比較，實際情況依使用的工具與管理方式而定。
| 比較項目 | 紙本登記簿 | 平板簽到 |
|---|---|---|
| 其他訪客看不看得到 | 攤開時容易看到前面的紀錄，需要遮蔽 | 依 App 畫面設計而定 |
| 資料存在哪裡 | 登記簿本身（櫃台或保管處） | 依 App 而定（裝置本機或雲端） |
| 刪除舊資料的方式 | 撕下後用碎紙機銷毀 | 在 App 或裝置上刪除 |
| 遺失時 | 無法鎖定，內容可直接被看到 | 可設螢幕鎖；部分裝置可遠端抹除 |
紙本改成電子化的具體步驟，可以參考訪客登記簿電子化｜取代紙本簽到表，兼顧個資保護的訪客紀錄管理。
關於個資法的修正
依全國法規資料庫，個資法最新修正日期為民國114年11月11日，部分條文的施行日期由行政院另定（截至 2026 年 11 月）。本文引用的條號，以全國法規資料庫的現行條文為準。實際運用前，請再確認最新的條文與施行狀況。
用平板管理訪客紀錄：Reception With App
如果正在考慮改用平板簽到，Reception With App 是可在 iPad 與 Android 平板上使用的接待 App。和個資保管有關的部分如下：
- 來訪資料預設儲存在裝置本機，App 本身不會上傳到雲端（若有作業系統層級的備份，將依其設定而定）
- 萬一遺失裝置，可透過「尋找我的 iPad」等遠端抹除功能保護資料
- 30 天免費試用，之後 iOS：每月 NT$290、Android：每月 NT$320，初始費用 NT$0
不過，導入 App 並不代表個資的管理就完成了。告知聲明的內容、保存期間、誰可以查看紀錄，仍然要由公司自行訂定並落實。
結語
訪客登記 個資法的重點，可以整理成五件事：
- 定義：姓名、聯絡方式、職業等都是個人資料，紙本登記簿也不例外
- 特定目的：先訂目的，欄位只留必要的
- 告知：依第8條把 6 個事項告訴訪客
- 刪除：特定目的消失或期限屆滿時，刪除或停止利用
- 保管：遮蔽、上鎖、限定查看人員
本文只整理基本概念，個別情況請洽詢律師或主管機關。
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