如何透過 Chatwork 接收訪客通知【iPad 接待 App 設定指南】
接待人員不在時，您是否曾錯過訪客？已經在使用 Chatwork，訪客通知卻還要靠內線電話或口頭傳達——這種流程斷點會造成漏接回應的情況。本文介紹如何透過 iPad 與 Chatwork 整合來自動化訪客通知，讓您無需專人守候也能妥善應對訪客。
Chatwork 使用者在接待上的常見困擾
許多中小企業以 Chatwork 為內部溝通核心，卻仍仰賴內線電話或口頭通知來處理訪客應對。這往往導致以下問題：
- 負擔集中在特定人員身上：接待人員不在時無人應對，最後總是同一個人奔向前台
- 本職工作頻繁被打斷：每次有訪客都要停下手邊工作往返前台，積累下來損耗可觀
- 通知遭到遺漏：口頭或留紙條的方式在負責人不在時完全失效
- Chatwork 與其他系統的雙重管理：即使導入了接待系統，若通知無法傳至 Chatwork，仍需另外發訊息聯絡
iPad 接待 App 與 Chatwork 整合能一次解決上述所有問題。
解決方案：iPad 接待 App + Chatwork 整合
導入 iPad 接待 App 後，訪客在 iPad 畫面上選擇負責人的瞬間，系統便會自動傳送通知至指定的 Chatwork 群組。無需有人守在前台，負責人只需在座位上查看 Chatwork 通知，再前往接待即可。
iPad 接待 App 的運作原理
- 訪客在 iPad 上操作：訪客在前台 iPad 上點選負責人姓名或來訪目的的按鈕
- 自動傳送 Chatwork 通知：包含訪客姓名、拜訪對象及時間的通知即時傳送至指定群組聊天
- 負責人前往應對：收到 Chatwork 通知的負責人前往前台迎接
這套簡單的流程讓接待輪班的負擔降為零。詳細設定選項請參閱 Chatwork 整合專頁。
Chatwork 整合設定步驟（最快 10 分鐘）
所有設定均可在 App 內完成，無需產生 Webhook URL 或具備 API 相關知識。
1. 安裝 App
在您的 iPad 或 Android 平板上安裝 Reception With App。App Store 月費 ¥980（含稅），Google Play 月費 ¥960（含稅）。安裝後 前 31 天免費使用。
2. 開啟編輯模式
啟動 App 後，點選畫面上方顯示的「編輯」以進入設定模式。
3. 新增 Chatwork 為傳送目標
依序點選「新增傳送目標」→「＋ 新增」→「Chatwork」，瀏覽器隨即開啟並顯示 Chatwork 登入畫面。以您的 Chatwork 帳號登入後，點選「允許」以完成授權整合。
4. 選擇通知目標群組聊天
返回 App 後，即可從 Chatwork 群組聊天清單中選擇通知目標。勾選群組並指定 @提及對象，點選「儲存」即完成設定。
5. 設定接待按鈕並擺放平板
建立負責人姓名、部門名稱等按鈕，再將平板擺放至前台，即可開始運作。將 App 設為 Kiosk 模式可防止訪客誤觸設定畫面，更加安心。
整合帶來的優勢
1. 不再需要接待輪班
每次有訪客時 Chatwork 均會自動通知，無需再安排專人守候前台。所有人都能專注於本職工作，負擔集中於特定人員的問題也迎刃而解。
2. 充分運用現有的 Chatwork 工作流程
無需學習新工具。訪客通知會傳送至團隊已在使用的 Chatwork 群組聊天，全公司導入十分順暢。也可設定同時通知多個群組聊天。
3. 低成本導入
App Store 月費 ¥980（含稅），Google Play 月費 ¥960（含稅）。零初始費用、無合約綁定、30 天免費體驗。與聘用專職接待人員的成本相比，以極低費用即可自動化訪客應對。服務費用比較請參閱接待 App 比較文章。
4. 來訪記錄自動留存
所有訪客資訊均儲存於平板裝置本機，不會傳送至雲端或外部伺服器，可在將資料外洩風險降至最低的同時妥善管理來訪記錄。
5. 可彈性切換至 Slack 或 Teams
除 Chatwork 外，也支援與 Slack 及 Microsoft Teams 整合。更換聊天工具或同時使用多種工具時，均可靈活因應。
常見問題
Chatwork 免費方案也能使用嗎？
可以。Chatwork 的免費方案也支援透過 API 整合接收通知。與 Reception With App 整合無需 Chatwork 付費合約。
可以同時傳送通知到多個群組聊天嗎？
可以。您可以設定多個群組聊天作為通知對象。例如同時傳送通知到「總務部聊天室」和「負責人個人聊天室」。
可以針對不同負責人設定不同的通知對象嗎？
可以針對每個接待按鈕設定不同的目標群組聊天。例如「業務部按鈕 → 業務群組通知」、「總務部按鈕 → 總務群組通知」，可依訪問目的分類傳送。
沒有 iPad，可以用 Android 平板嗎？
可以，也支援 Android 平板。詳情請參閱 Android 平板接待設定頁面。
想了解 Slack 整合方法？
請參閱如何使用 Slack 自動化訪客通知一文。
如何開始 30 天免費體驗
Reception With App 提供 30 天免費體驗。無需註冊或洽詢，只要安裝 App 即可立即體驗 Chatwork 整合功能。
有關 Chatwork 整合的詳細設定與選項，請一併參閱 Chatwork 整合專頁。